【印聯傳媒網訊】為行業快速前進、穩步成熟發展而感到高興，也慶幸我們作為獨立軟件開發商4年前的戰略選擇是正確的。我們在銷售、實施過程中與各種規模的企業都有所交流，深有體會。故嘗試對管理軟件的“價值認識”、“選型策略”和“實施方法”3個方面進行總結，做拋磚引玉之拙作。

　　管理軟件的價值認識

　　我們無法想像沒有前端系統的銀行如何辦理業務，無法想像沒有計費系統的通訊公司如何結算話費，更無法想像沒有信息化系統作為支撐，蘇寧、國美等大型連鎖企業該如何運營。

　　管理信息化在數碼印刷行業實施時間較短，企業經營者往往對管理軟件的價值認識未必充分，也不夠成熟。甚至簡單地認為管理軟件只是電腦算賬打單。以此片面的觀點去理解，對于軟件選型、軟件實施是不利的。

　　印特認為企業管理軟件至少存在4個方面的價值，即“精效化運算”、“數量化稽核”、“規范化經營”、“科學化決策”。

　　毋容置疑，軟件計算是“精準的、高效的”，但推行軟件管理時往往會聽到一種與此矛盾的聲音：“手工開單比軟件操作更快，軟件操作是麻煩的”，此種情況普遍發生在前臺、印前等崗位。如果員工只考慮本職工作，不顧及任何后續的查詢、統計、分析決策，那自然是刀耕火種的方式要快一些。若從企業經營的多崗位、全流程角度來綜合考慮，就不會再誤認為軟件是“誤事”的。

　　企業經營是需要數據支持的，沒有數據支持的粗放經營也可能是盈利的，但容易有隨波逐流的感覺。若有管理軟件的運作支持，企業經營、生產執行過程中產生的數據將實時記錄并隨時可被統計，大量的數據可以幫你了解企業為何盈利、盈利的項目和客戶屬性，為企業經營方式的調整和發展擴張提供有力的數據支持。

　　管理軟件有助于推行企業的規范化經營。何為規范化經營?就是公司發展戰略要符合科學發展觀、有目標、有步驟、有檢驗，公司經營方法要有制度、有執行、有考核。

　　數碼快印行業興起于新世紀之初，處于國家高速發展的上升階段，城市化進程大舉推進并由此帶來了大量的基礎建設需求、繁榮發展的第三產業，這些都大大地推進了快印、圖文、數碼印刷市場的發展。市場需求火爆時，很多人都可以輕易賺到錢;一旦經濟發展速度放緩，考驗的是企業經營者的運營能力;退潮的時候，就知道誰是真正的裸泳者。在競爭加劇，成本上升的今天，如果您的企業計劃持續經營，或繼續擴張，或欲提高企業自身行業競爭能力，就必須考慮進行規范化管理。規范化管理需要落實成制度，軟件恰恰就是一個幫助執行制度的得力工具。

　　企業經營需要科學的決策。您清楚消費金額排名前10位的客戶嗎?掌握利潤貢獻排名前10位的客戶嗎?如果做促銷，最應該針對哪個客戶群體?設計怎樣的價格與服務組合才最給力?軟件數據、分析功能可以幫助經營者做出真正意義上的“決策”。

　　當然，也不可以神化軟件的價值。比如想要開拓新型業務可能需要個性化平臺工具，但僅有個性化軟件系統并不能直接解決增加盈利的問題。管理軟件作為一個具有效率和數字化特征的支撐工具，反映了您的管理思想并幫助您執行管理制度。正確、全面的認識軟件價值有助于您從長遠考慮去應用軟件，提高效率并積累出寶貴的數字資產，也可以更好地理解“購買軟件是投資，而非消費”的觀點。

　　管理軟件的選型策略

　　目前市場上可選擇的管理軟件較多，加之有條件的企業可以考慮自主研發，面對眾多可能又該如何做出正確的選擇呢?

　　有很多知名企業早就開始了自主研發，一則是早在5年前可選的成型產品非常之少，二則是初期的可觀利潤讓這些優秀企業可以“不差錢”。事實上，自主研發或定制研發要核算的不只是一次性研發的成本，還必須考慮后續更新維護的頻率、費用。從其他行業的信息化發展歷程來看，時至今日，數碼印刷企業應優先考慮選用成型產品，對于極其特殊的個性化需求可以考慮在成型產品基礎上進行定制開發，這樣的方式，總體擁有成本最低。

　　選擇成型產品又該思量哪些方面呢?印特一直提倡并努力踐行著一句口號：“產品好用，用好產品”，這句話正好可以作為檢驗成型產品及其供應商的策略。

　　何謂“產品好用”?

　　行業管理軟件的誕生通常有兩種方式：一種是從優秀的業內先行企業衍生的，帶著強烈的企業印記，一般都有實用的功能，品質優秀;另一種則出自專業軟件公司之手，不代表任何具體的企業，具有極強的靈活性和擴展性。

　　如果您的管理理念、經營思路、公司規模與那些優秀的先行企業是一致的，而且將來很長一段時間都將一致，誕生于企業的軟件對您而言肯定是“好用”。但是企業經營往往具有其獨特性和不確定性的，因而對于很多公司而言，具有靈活性和擴展性的管理軟件則是更為妥貼的選擇。

　　好用的產品是支持“需求層次”和“組合演進”的。印特認為數碼印刷企業信息化管理需求可分為三個層次。第一層次是“基礎業務”管理需求，也就是“管單、管錢、管客戶”的基本需求;第二層次是“生產組織”管理需求，管理“生產流程、員工績效、耗材用料”等生產方面的需求;第三層次是“全面管理”，需要對供應商、客戶關系、促銷營銷、協同辦公等進行全面經營管理。好用的產品擁有良好規劃的產品線，高端產品擁有全面管理能力，入門產品擁有基礎的功能需求。您可以以最低成本從入門型號用起，拾級而上，逐步深化。

　　好用的產品應該提供完備的安全保障。產品設計之初必須確保企業數據的獨立性、安全性，不與外網進行數據交換。產品使用時應該提供細致入微的權限管理功能，保證員工只看到自己負責的數據，并有完整的商業機密信息保護機制。產品維護時必須有自動備份及雙備份機制保障業務數據的安全。

　　還有一個大家可能經常面對的情況是選擇所謂“B/S(瀏覽器/服務器)”還是“C/S(客戶端/服務器)”的技術架構，兩種方式各有利弊。據我觀察，聯通和移動營業廳的業務系統是B/S的，銀行的系統是C/S的，筆者常去移動營業廳辦理業務，營業員的辦理速度不快，相信部分讀者也會深有體會，其中大部分時間就是在等待業務系統的網頁顯示，因此，推薦您首選C/S架構的。

　　何謂“用好產品”?

　　管理軟件是個工具，但再好的工具，如果沒有被用好，仍是一無是處。但管理軟件又不同于普通的應用工具，上手會更慢(當然，如果只有簡單的功能或只進行簡單使用的情況除外)，需要軟件供應商提供成體系的支持服務才能幫助企業發揮出管理軟件應有的使用價值。

　　選擇軟件供應商時，您必須考察他們是否具備“售前咨詢”、“售中實施”、“售后支持”、“定制開發”完整的服務體系，其中售中實施最為重要，我會在“實施方法”一節專門討論。

　　您所選擇的軟件供應商應該是“慷慨”的，不與您斤斤計較一些小改進升級的費用。行業目前尚在積極地進化發展中，又哪來可以一成不變的管理軟件呢?所以，這個行業的管理軟件開發商現階段必須保持較高的升級改進頻率，要做行業信息化的推動者，必須有花大人力、大物力提升行業管理軟件成熟度的準備、決心和氣概。

　　同樣是因為行業尚在積極進化中，一款在全國范圍內都有運行的產品會有助于您了解、吸納來自全國各地的經營理念和方法。軟件產品在全國區域有較大的覆蓋，各種不同規模、經營方式的企業都有案例的供應商，一定是可以在產品升級和售后支持的過程中給您帶來更多的發展建議，更好地幫助您“用好”產品。

　　管理軟件的實施方法

　　管理軟件實施即如何在您的企業啟用管理軟件，是至關重要的環節。若以成敗論英雄，實施的效果就決定了您軟件投資的最終成敗。

　　在IT行業有個共識：管理軟件實施是一把手工程。未經決策者主持的實施應用，是得不到預期效果的。所以，決策者拍板買下來軟件，交給某部門主管甚至是網絡主管去負責實施的做法是不足的，是存在隱患的。

　　印特總結了“五步實施”工作方法，包括“制度設計”、“數據準備”、“操作練習”、“啟用準備”與“正式啟用”。其中“制度設計”時明確實施目標，在“正式啟用”后需要對應用效果進行評估。

　　首先需定義管理目標或者說明確管理需求，沒有預定的目標，管理無從談起。考察管理需求須以決策者為先導，全面組織各崗位的主管、員工深入討論現有流程和慣例，結合軟件實施工程師反饋的軟件運行特征，設計出符合企業實際情況的運作制度，這一過程用專業的說法叫“業務流程重組(BPR)”。

　　做BRP時容易出現一種問題，就是出現“大而全”的管理需求，甚至每一項需求都是那么的迫切，最好一夜之間全部上線，省略任何一項都那么令人遺憾。

　　實施之初，企業對所選型產品的熟悉度比較低，同時從傳統的手工作業向電子作業轉換會有習慣上的沖突。根據我們的經驗，我們建議當出現“大而全”的管理需求時，根據印特“需求層次理論”做階段實施分解，將整個實施過程分解為3個階段，先做好基礎管理，再擴充生產管理，最后落實全面管理。

　　業務流程重組產生的結論是必須落實成《信息化管理制度》的，若做多階段實施，就產生多個階段性的《信息化管理制度》。編寫制度并遵照執行，有時可能覺得難以接受和理解。要么覺得公司不大，沒有必要，要么覺得涉及的東西太多了，將來也會繼續變化，等等再做吧。但是羅馬不是一天建成的，企業獨有的規范經營制度是在日積月累式的自我完善中積累出來的，決不是一蹴而就的。另外，也不要因為暫時無法得到完美的制度，就放棄制定現行制度。

　　整個實施過程都需要企業決策者的全力投入，而軟件開發商也需要委派專門的、富有經驗的專屬客服全程一對一指導。一般整個過程會持續多個月，在這段時間里，企業經營者需要堅定自己的想法，堅決與員工中普遍容易存在的“局部思維”劃清界限并努力引導員工從公司全局經營的角度思考，嚴格遵照制度執行。